TRZY WYMIARY NEGOCJACJI
Stereotypowe wyobrażenie procesu negocjacyjnego to „stół, przy którym siedzą strony negocjacji i próbują dogadać się”. Oczywiście, to także okres przygotowania się do negocjacji, w czasie którego zarówno szukamy argumentów racjonalizujących nasze stanowisko, jak i rozwiązań, które pozwalają stronom zakończyć proces negocjacji pomyślnie.
NEGOCJACJE W TRZECH WYMIARACH to inne spojrzenie na proces negocjacji.
Proces ten składa się z trzech obszarów:
• TAKTYKA – wszystko to, co ma się dziać przy stole negocjacyjnym, a więc to odpowiedź na pytanie: Jak i o czym będziemy rozmawiać?
• PROJEKTOWANIE POROZUMIENIA – na desce kreślarskiej, czyli działania nakierowane na znalezienie najlepszych rozwiązań, które pozwalają – maksymalnie, na tyle ile to możliwe – na zadowolenie obu stron po zakończeniu negocjacji
• USTAWIENIE – z dala od stołu – TO NOWOŚĆ – a jeżeli nie nowość w sensie operacyjnym, to nowy sposób świadomego definiowania niezwykle ważnego obszaru, który DECYDOWAĆ MOŻE O SKUTECZNOŚCI PROCESU NEGOCJACYJNEGO!
TWORZENIE I ZDOBYWANIE WARTOŚCI
• CEL NEGOCJACJI: Wytworzenie i zdobycie długoterminowej wartości, poprzez opracowanie i wcielenie w życie porozumienia zadowalającego wszystkie strony. UWAGA: okres przygotowań powinien mieć na celu stworzenie takich rozwiązań, aby dwa powyższe elementy zostały zrealizowane w najwyższym możliwym stopniu.
TAKTYKA NEGOCJACYJNA
Pierwszy wymiar: TAKTYKA – Działania przy stole – cele:
1. Przeprowadzenie procesu rozmowy negocjacyjnej
2. Budowanie zaufania – doprowadzenie do sytuacji, w której druga strona odczuwa wolę dążenia do sytuacji wygrana-wygrana
3. Komunikacja dążąca do porozumienia – poprzez komunikację nieantagonizującą (stosowanie algorytmów reagowania) po mechanizm sprzedaży transformacyjnej (myślenie kategorią finalnych potrzeb drugiej strony)
4. Realizacja celów na bazie wytwarzania stałej wartości – stała wartość to takie rozwiązanie, które pozwala obu stronom na odejście od stołu negocjacyjnego ze świadomością, że wspólne zaakceptowanie go to to dobra decyzja. Rozwiązanie to jest najlepsze z możliwych i jednocześnie rokujące długotrwale pozytywny rozwój lub utrzymanie dobrej relacji.
5. TWORZENIE STAŁEJ WARTOSĆI versus ZDOBYWANIE STAŁEJ WARTOŚCI: wariant rozwiązania negocjacyjnego realizującego założenie stałej wartości może nie być punktem „w którym z zadowoleniem spotykają się obie strony”, natomiast może to być „przestrzeń” możliwego porozumienia (tzw. ZOPA – Zone of Possible Agreement – obszar możliwego porozumienia), w której trzeba dopiero określić ten „punkt spotkania” obu stron.
Przykład: Obie strony zgodziły się, że linia graniczna będzie przebiegać przez Puszczę Staropolską i potem przez środek rzeki Głęby. Teraz przychodzi czas na to, aby wynegocjować którędy ta linia w lesie będzie przebiegać (np. po której stronie będzie stał Dąb Bartek i kto będzie odpowiedzialny za opiekę nad nim, ile drzew będzie należało do jednej strony, a ile do drugiej, po której stronie będzie leśniczówka?), a kto będzie odpowiedzialny za pogłębienie którego odcinka rzeki – jeżeli granica biegła będzie wzdłuż środka koryta rzeki? Ten proces nazywany jest ZDOBYWANIEM STAŁEJ WARTOŚCI – czyli negocjacjami prowadzącymi do ustalenia kto będzie miał ile z tego odcinka, co do którego już zgodziliśmy się.
Drugi wymiar: PROJEKTOWANIE POROZUMIENIA – Nauka i sztuka kreślenia porozumień wytwarzających stałą wartość
Dwie główne taktyki:
1. Dopasowanie różnicy – to sytuacja, gdy porozumienie pozwala na zrealizowanie celów obu stron mimo, że wydają się one na pierwszy rzut oka wzajemnie wykluczające się. Przykład I: Kraj A chce odsunąć zagrożenie od swojej granicy. Kraj B chce suwerenności. Spór o kawałek ziemi przygranicznej rozwiązany zostaje w ten sposób, że kraj B staje się właścicielem pasa ziemi przygranicznej, jednocześnie jest to strefa zdemilitaryzowana. Przykład II: Żona chce iść do teatru, mąż chce iść do kina. Wariant I: Idą na cały wieczór – dwie godziny w teatrze, dwie godziny w kinie. Wariant II: Teraz idziemy do teatru, za trzy dni idziemy do kina. Wariant III: Żona idzie z koleżanką (ulubioną) do teatru, a mąż z kumplem do kina (przynajmniej oficjalnie tak oznajmiają – to żart…)
2.Powiększenie „placka netto” – to sytuacja, w której inicjalnie uwzględniany obszar negocjacyjny zostaje poszerzony do takiego rozmiaru, aby strony znalazły na nim wystarczająco dużo uwarunkowań i zależności pozwalających na wykreowanie stałej wartości. Przykład: Podwykonawca zgadza się na marżę/ cenę niższą niż zakładał, gdyż zleceniodawca zaproponował zwiększenie wolumenu prac przy robotach dodatkowych lub na innym kontrakcie.
Trzeci wymiar negocjacji: USTAWIENIE
• Działania podejmowane daleko od stołu negocjacyjnego, zmierzające do ukształtowania najbardziej obiecującej sytuacji w chwili pojawienia się przy stole. UWAGA!: Ponieważ kulturowo nie jesteśmy przyzwyczajeni do bardzo żmudnej pracy nad procesem przygotowania do negocjacji, sprawia nam zazwyczaj trudność bardzo czasochłonne i drobiazgowe analizowanie wszystkich możliwych obszarów/ możliwości przygotowania „środowiska zewnętrznego” w taki sposób, aby sam proces negocjacji PRZY STOLE był ułatwiony. Pojęcie „inżynierii” przygotowania się do negocjacji jest kulturowo nam obce. Dlatego większość z nas ma tendencję do IGNOROWANIA TEJ ANALIZY (słowa: „i tak nic się nie da zrobić”; „to i tak nic nie da, bo przecież…”, itp.).
Działania „ustawiające” kulturowo kojarzyć się często mogą z łapówką. USTAWIENIE to jednak drobiazgowa analiza wszystkich obszarów mogących mieć wpływ na wynik negocjacji, a następnie decyzja i jej zrealizowanie w kwestii rodzaju i kolejności działań PODNOSZĄCYCH PRAWDOPODOBIEŃSTWO SUKCESU NEGOCJACYJNEGO. Tego typu działanie (strategia) nie tylko podnosi prawdopodobieństwo skutecznego działania negocjacyjnego, ale także powoduje zdecydowanie wyższy poziom przygotowania się do negocjacji, wzmaga pewność działania zespołu negocjacyjnego – co ma zazwyczaj bardzo silny i pozytywny wpływ na proces negocjacyjny.
Przy analizie możliwego USTAWIENIA warto wziąć pod uwagę 3 następujące obszary codzienności negocjacyjnej:
• Kwestie – to, co wykłada się na stół i poddaje dyskusji – cele, zmiany, różnice.
• Stanowiska (pozycje negocjacyjne) – poglądy stron w tych kwestiach. Tu szczególnie istotne jest zdefiniowanie różnic pomiędzy stanowiskami, skwantyfikowanie ich.
• Interesy – wszystko, na czym zależy stronom negocjacji, a co może znaleźć się na szali. Tu pojawia się ogromna odpowiedzialność procesu przygotowania się do negocjacji. Odpowiadamy sobie na pytania: Co dla każdej strony negocjacyjnej jest ważne, co najważniejsze? Na czym każdej stronie zależy, na czym najbardziej?
ODPOWIEDNIE USTAWIENIE NEGOCJACJI – poniższe 4 punkty mogą służyć jako kanwa analizy możliwych obszarów/ miejsc potencjalnie umożliwiających ustawienie.
1. Odpowiednie określenie wszystkich stron – interesariusze negocjacji, biorący udział w procesie negocjacji, osoby wpływające na ten proces (pośrednio i bezpośrednio) – tu nie chodzi tylko o określenie stron, ale także osób i ich rodzaju wpływu
2. Odpowiednie określenie wszystkich interesów – tak jak wymienione to jest w punkcie powyżej.
3. Odpowiednie określenie BATNY, czyli najlepszej alternatywy, gdyby negocjacje skończyły się fiaskiem. BATNA jest także nazywana opcją braku porozumienia (czyli opcją, gdyby zabrakło porozumienia). Warto także zastanowić się nad innymi alternatywami, nie tylko nad najlepszą, gdyż w procesie negocjacji może tak się zdarzyć, że następuje taka zmiana uwarunkowań, że alternatywne możliwości się przewartościowują.
4. Odpowiednie określenie sekwencji i decyzje w sprawie podstawowego procesu negocjacji – kwestią najczęściej kluczową jest nie tylko określenie działań negocjacyjnych, ale także ich kolejność. Skrupulatność w tym obszarze jest szczególnie istotna.
W procesie negocjacyjnym procesu komunikacji prowadzić powinien do momentu, w którym nastąpi: PROJEKTOWANIE POROZUMIEŃ WYTWARZAJĄCYCH WARTOŚĆ.
Poniżej opisane są cztery obszary, których uwzględnienie jest albo konieczne, albo potrzebne, aby znaleźć porozumienie przynoszące obu stronom długoterminowe korzyści:
• Iść na północny wschód – pojęcie to oznacza sytuację, w której kierunek na „północny wschód” oznacza założenie, że są możliwe rozwiązania, które w sposób satysfakcjonujący adresują wymagania/ potrzeby obydwu stron naraz. Jeżeli założymy, że jedna ze stron oznaczana jest na osi rzędnych (kierunek na północ), a druga strona na osi odciętych (kierunek na wschód) – to kierunek na północny wschód jest wypadkową tych dwóch osi. Czyli, w procesie negocjacyjnym powinniśmy starać się tworzyć jak najwięcej rozwiązań umiejscowionych wzdłuż tej wypadkowej
• Dopasowywanie różnic – opisane zostało w punkcie powyżej: „Drugi wymiar: PROJEKTOWANIE POROZUMIENIA”
• Osiąganie trwałego porozumienia – pokusa, aby osiągnąć porozumienie szybko i na teraz jest bardzo często silna. Szczególnie, gdy jedna ze stron posiada sporą przewagę siłową w procesie negocjacyjnym (tzw. silna pozycja negocjacyjna). Dlatego też NIEZWYKLE ISTOTNYM ELEMENTEM NEGOCJACJI powinna być świadomość, że umowy nie dające trwałego, długodystansowego porozumienia są BARDZO KOSZTOWNE i właściwie prawie zawsze w związku z tym niekorzystne dla WSZYSTKICH STRON. Chwilowe wykorzystanie swojej silnej pozycji (tzw. skimming w negocjacjach) to rozpoczęcie procesu budowania mechanizmu albo odwetu w przyszłości, albo atmosfery, która w procesie realizacji wyniku porozumienia/ umowy będzie negatywnie oddziaływała na współpracę, przynosząc w ten sposób wymierne straty (brak synergii działań, „polowanie” na błędy wykonawcze/ realizacyjne, bezwzględne wymaganie realizacji zobowiązań według kontraktu, itp.) Dlatego zawodowy negocjator to osoba, która myśli kategorią inwestycji w negocjacjach i stara się poszukiwać tak długo rozwiązań, aż one będą rokować trwałość porozumienia na dłuższy, pożądany okres.
• Negocjowanie ducha porozumienia – kontrakt społeczny. Ten obszar zawiera w sobie odpowiedzialność za dwa elementy. Pierwszy, wspomniany i opisany w punkcie poprzedzającym (Osiąganie trwałego porozumienia). Drugi – to założenie, że zanim strony zaczną negocjować porozumienie, najpierw warto ustalić wszystko, co pozwoli na otwartość komunikacyjną i poszanowanie zasad kultury negocjacji, a także warto ustalić zasady przebiegu procesu negocjacyjnego, które ułatwią przebieg procesu.
Poniższe informacje opisują te obszary procesu negocjacyjnego, które mogą potencjalnie blokować lub hamować proces negocjacyjny:
Co może przeszkadzać nam w osiągnięciu porozumienia?
• Niewłaściwe strony?
• Niewłaściwe interesy?
• Niewłaściwe opcje braku porozumienia (lub brak BATNY)?
• Niewłaściwa sekwencja działań negocjacyjnych?
• Niewłaściwe decyzje w sprawie podstawowego procesu?
• Niewłaściwy projekt porozumienia?
• Wrogie taktyki lub relacje interpersonalne?
Trójwymiarowy audyt barier utrudniających porozumienie – to metoda analizy sytuacji negocjacyjnej prowadząca do zidentyfikowania barier utrudniających porozumienie i do ich zniwelowania/ likwidacji / ominięcia, etc.
Bariery w wymiarze ustawienia:
• Stwórz mapę stron – i ich charakterystykę – zadaj pytanie: czy masz wystarczającą wiedzę, aby ja stworzyć? Czy masz wystarczające informacje na temat stron i ich charakterystykę?
• Zrób listę interesów – zadaj pytanie: czy masz wystarczającą wiedzę, aby taką listę stworzyć? Czy jest duże prawdopodobieństwo, że lista ta będzie pełna?
• Sporządź BATNY stron – zadaj pytanie: czy masz wystarczające informacje, aby przewidzieć BATNĘ drugiej strony?
• Sprawdź sekwencję działań i decyzje dotyczące podstawowego procesu – zadaj sobie pytanie: czy masz wystarczającą wiedzę, aby sekwencja działań negocjacyjnych była optymalna?
Bariery w wymiarze projektowania porozumienia:
• Czy proponowane porozumienie wytwarza możliwie największą wartość?
• Czy spełnia wymagania stron i odpowiada ich celom?
Bariery taktyczne i interpersonalne:
• Czy pojawiają się wrogie taktyki – z czego wynikają?
• Czy występują problemy:
o z komunikacją?
o z zaufaniem?
o z osobowościami?
o ze stylem?
o z kwestiami międzykulturowymi?
Powyższa „ściąga” sugerowana jest jako kanwa/ szablon do przeprowadzania analizy sytuacji negocjacyjnej i do przygotowania procesu negocjacji. Szerzej opisany jest ten proces w książce: „Negocjacje w trzech wymiarach” – autorzy: David A. Lax oraz James K. Sebenius.
