PRZEDNEGOCJACYJNA UKŁADANKA
Proces przygotowania do negocjacji, a właściwie jego wagę, można określić następującym zdaniem:
„51 proc. negocjacji powinno się odbyć zanim się rozpoczną”.
Co składa się na te „51 proc.”?
Podstawą działania każdego zawodowego negocjatora jest pojęcie MiDS – Myślenie i Działanie Systemowe. Oto jego opis.
Filozofia myślenia i działania to założenie, że działanie oparte na systematyce, statystyce i planowaniu, w tym planowaniu najlepszych z możliwych reakcji na przewidywane warianty sytuacji jest zdecydowanie bardziej skuteczne niż działanie tylko lub głównie oparte na intuicji (działanie „na wyczucie” wynikające z doświadczeń). MiDS nie neguje zachowań intuicyjnych – wprost przeciwnie, traktuje je jako naturalny, istotny element procesu decyzyjnego,
PRZEWIDYWANIE WARIANTÓW ROZWOJU SYTUACJI NEGOCJACYJNEJ
Myślenie i działanie systemowe oparte jest na następującym założeniu: MiDS to proces pozwalający na wykorzystanie potencjału całej firmy oraz potencjału zewnętrznego (outsourcing) i opiera się on na jedynym i fundamentalnym działaniu: przygotowaniu sposobów i wariantów reagowania z wyprzedzeniem – w środowisku pozbawionym stresu (brak ograniczenia czasowego i presji wynikającej z konieczności kreowania reakcji „na bieżąco”).
Jakość reagowania osób korzystających z wyników takiego procesu jest relatywnie wyższa od procesu z brakiem systematyki reakcji. Powodem jest to, że MiDS w dużej części pozwala na działania odtwórcze (a nie tylko twórcze), które statystycznie dają zdecydowanie lepsze rezultaty niż tylko działania twórcze. Jednocześnie, działania twórcze pozostają cały czas opcją do wykorzystania.
Zawodowy negocjator przewiduje warianty rozwoju sytuacji negocjacyjnej – zarówno na poziomie całej strategii (w którym kierunku rozwijają się negocjacje), na poziomie taktycznym (w ramach danego kierunku można stosować działania wzmacniające ten kierunek, osłabiające lub wprowadzające pożądane kwestie do danej strategii) oraz na poziomie sytuacyjnym (działania, które pozwalają na pożądany rozwój danej konkretnej sytuacji).
Aby można było tworzyć możliwe scenariusze – potrzebne jest wykonanie analizy sytuacji przednegocjacyjnej oraz zdefiniowanie wszystkich możliwych sytuacji, które mogą powstać (lub, które chcemy, aby powstały) w czasie samych negocjacji.
Jak taką analizę przeprowadzić? Poniżej zamieszczam 2 konkretne narzędzia analizy negocjacyjnej (macierz czasu i tabela analizy możliwych ustępstw) oraz narzędzie wspomagające tę analizę – systematyzujące (szablon przygotowania, czyli budowanie składowych planu negocjacji).
MACIERZ NEGOCJACYJNA
W czasie procesu negocjacyjnego dążymy do „dogadania się”. Polega to na omówieniu i ustaleniu „warunków kontraktu”, który jest celem negocjacji. Najczęściej, a w negocjacjach biznesowych szczególnie, obszar negocjowany składa się z wielu „podobszarów”, kwestii, czy po prostu szczegółów, które trzeba ustalić. Narzędziem bardzo pomocnym w procesie przygotowywania są: MACIERZ NEGOCJACYJNA i TABELA ANALIZY MOŻLIWYCH USTĘPSTW.
Każdy kontrakt w praktyce zawiera elementy, które są szczególnie ważne dla strony negocjującej. Są także takie kwestie, które w skali ważności określone będą jako mniej istotne. Celem negocjacji jest stworzenie wraz z kontrpartnerem takiej „układanki” tych elementów, aby obie strony mogły ją zaakceptować i takowy kontrakt realizować „ku dobru” obu stron. Oczywiście taki jest cel. Nie zawsze jest on łatwy do osiągnięcia, czasami – jak praktyka wskazuje – wprost niemożliwy. Cóż, negocjacje to próba.
Zanim przystąpimy do nich, warto przygotować się, przeprowadzając analizę, której celem jest odpowiedź na pytania:
• Które kwestie są dla nas najważniejsze?
• Na czym nam najbardziej zależy?
• Czego nie możemy „odpuścić”?
• Na co się nie możemy zgodzić?
• Co musimy otrzymać, a co tylko chcemy?
• Co możemy odpuścić?
• Z czego możemy zrezygnować?
• Do jakiej wartości możemy „zejść”?
• Co możemy „oddać” drugiej stronie?
Korzystanie z Macierzy Negocjacyjnej polega na wpisaniu w nią ważnych i mniej ważnych kwestii, z których składał się będzie przewidywany, negocjowany kontrakt. Co w ten sposób uzyskujemy?
Po pierwsze: Macierz „wymusza” na nas stworzenie listy tych kwestii.
Po drugie: Zmusza nas do hierarchizacji tych kwestii pod kątem ważności (np. muszę vs. mogę).
Po trzecie: Macierz pokazuje nam te kwestie, które możemy „oddać” drugiej stronie, jako wysoką wartość dla kontrpartnera ze świadomością, że nas to relatywnie mało kosztuje – to najlepszy układ.
W tym samym punkcie należy zamieścić także sytuację odwrotną – macierz wskazuje nam te kwestie, które „kosztują nas wiele”, których nie możemy „oddać lekką ręką”.
TABELA ANALIZY MOŻLIWYCH USTĘPSTW
Po wypełnieniu Macierzy Negocjacyjnej przychodzi czas na wykorzystanie Tabeli Analizy Możliwych Ustępstw. Jest ona łatwa do zrozumienia. To proste narzędzie porządkuje nam w sposób szczegółowy odpowiedzi na dwa pytania:
1. Jaki ma być „punkt wyjściowy” danej kwestii, czyli jaką kotwicę negocjacyjną zarzucić? (punkt zdefiniowany jakimś parametrem).
2. Na jaką zmianę punktu wyjściowego możemy sobie pozwolić? (zmianę także określoną parametrem).
Tu mała uwaga. Często nasza decyzja o zgodzie na ustępstwo będzie zależna od innej lub innych kwestii (stąd kolokwializm „układanka”). Dlatego Tabela ta i w niej opisane parametry będą uzależnione od siebie wzajemnie lub od jeszcze innych uwarunkowań biorących udział w procesie decyzyjnym. Jednak jej wypełnienie ma ogromny sens, gdyż tworzy ona dla nas „punkt wyjścia” do przemyśleń nad strategią, a w czasie negocjacji po prostu pozwala nam kontrolować nasze decyzje, będąc dokumentem z zebranymi informacjami, które nie powinny nam umknąć w często emocjonalnym procesie rozmów.
Szablon przygotowania – budowanie planu negocjacji
Solidny proces przygotowania do negocjacji, wymaga między innymi przeanalizowania wielu elementów, które są lub staną się składowymi lub zmiennymi negocjacji. Szablon przygotowania – budowanie planu negocjacji” to swego rodzaju „check-lista” dająca gwarancję, że wszelkie istotne kwestie wymagające przemyślenia przed negocjacjami, nie umkną nam. Jest listą uniwersalną, w związku z tym niektóre z punktów nie będą adekwatne do danej sytuacji negocjacyjnej. Jednocześnie trzeba zawsze pamiętać, że zawsze będą istnieć punkty specyficzne dla danego procesu negocjacyjnego – a nie wymienione na tej liście.
Szablony macierzy negocjacyjnej, tabeli analizy możliwych ustępstw oraz budowania składowych możliwych ustępstw przestawię już niebawem w drugiej części tego artykułu.
